Изменение на титульном листе трудовой книжки

Содержание

Правила заполнения трудовой книжки

Изменение на титульном листе трудовой книжки

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Как правильно заполнить трудовую книжку

Изменение на титульном листе трудовой книжки

Как заполнять трудовую книжку:

  • внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении;
  • поставить дату записи и события;
  • указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия;
  • заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

За ошибки, допущенные при внесении информации, отвечает работодатель.

Минтруд России решил обновить бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления.

В проекте приказа, размещенном на едином портале для публикации проектов НПА, содержится обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году и образцы разделов.

Книжку решили сделать объемнее — в обновленной предусмотрено не 10 разворотов, как сейчас, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешат вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешат не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф. И. О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака).

Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе представленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. Копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Источник: https://ppt.ru/forms/tk/zapolniaem

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку: тонкости оформления

Изменение на титульном листе трудовой книжки

Трудовая книжка – один из важнейших документов для работника.  Законодательство возлагает на работодателя обязанность вносить в нее актуальные и правильные данные на основании документов, полученных от работника.

  Поэтому любая неточность или ошибка в записях трудовой книжки о работнике, месте работы или другая недействительная информация должна быть исправлена.

  Кроме того, данные в трудовой книжке нужно обновлять при их устаревании (например, если работник получил новое образование, сменил фамилию и т.п.).

Правовая база

Внесение записей в трудовые книжки и их корректировка производится по правилам, установленным:

  • Трудовым кодексом РФ;
  • Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»;
  • Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Если работодатель игнорирует порядок внесения исправлений в трудовые книжки, организация в целом и должностные лица, допустившие нарушения (генеральный директор, руководитель кадровой службы) могут быть привлечены к административной ответственности.

Как и любые другие записи, данные о работнике в трудовой книжке можно изменить только при поступлении к работодателю подтверждающих документов.  Как правило, их предоставляет работник по собственной инициативе.  В зависимости от характера произошедших изменений, такими документами могут быть паспорт, свидетельство о браке, его расторжении, изменении Ф.И.О. и других сведений о работнике.

Вносить изменения в записи трудовой книжки должен тот работодатель, у которого работник трудоустроен по основному месту работы.  Если работник трудится еще и по совместительству, его трудовая книжка все равно находится у основного работодателя.  Именно он вносит необходимые изменения и исправления в записи на титульном листе трудовой книжки.  Рассмотрим, как это правильно сделать.

Фио и дата рождения

фамилия, имя и отчество работника указываются на титульном листе трудовой книжке (первой странице, следующей сразу за обложкой).   первоначально эти данные заполняются по состоянию на дату оформления трудовой книжки.

  однако в связи с переменами в жизни работника может возникнуть необходимость изменить эти записи – например, при вступлении в брак или его расторжении фамилия будет изменена.

  подробнее о процедуре изменения фамилии читайте здесь.

дату рождения по своему желанию изменить нельзя.  однако может оказаться, что дата будет указана неправильно – по ошибке, или в связи с тем, что в предоставленных работником документах была допущена неточность, которую позже устранили.  в этих случаях необходимо исправить дату рождения так, чтобы она соответствовала указанной в паспорте работника.

порядок внесения изменений в сведения о работнике предусмотрен пп. 2.3 и 2.4 инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением минтруда россии от 10 октября 2003 года № 69.  чтобы внести изменения, необходимо:

  • одной чертой зачеркнуть старые данные;
  • от руки рядом указать актуальную информацию.

рядом на оборотной стороне обложки необходимо внести запись об изменении данных.  в ней указывается:

  • номер и дата документа – основания для изменения информации (свидетельство загс);
  • подпись сотрудника кадровой службы;
  • печать организации либо кадровой службы.

образец записи о внесении изменений на титульный лист трудовой книжки: «фамилия «иванова» изменена на фамилию «петрова» на основании свидетельства о расторжении брака от 01.03.2018 серия 111 № 111111, выданного отделом загс г. г. петрозаводска. начальник отдела кадров макишева м.а. /подпись, печать/»

эти правила применяются как в случае изменения фамилии и других данных, так и в случае выявления ошибок.

 например, если в трудовой книжке была сделана ошибка в имени или отчестве работника, исправить его необходимо путем зачеркивания, если трудовая книжка уже заполнена записями.

  однако если имя или отчество было неправильно указано при первичном заполнении бланка трудовой книжки, нужно заполнить новый бланк, а старый списать.  подробнее об этом рассказано здесь.

образование

если во время трудоустройства работник получил новое образование, данные о нем нужно указать на титульном листе трудовой книжки.  основанием для внесения записи будет диплом о полученном образовании, специальности, профессии.

изменения в сведения об образовании вносятся в следующем порядке:

  • если изменения вносятся в связи с тем, что работник получил новое образование, ничего зачеркивать не нужно (п. 2.4 инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением минтруда россии от 10 октября 2003 года № 69). на титульном листе вносится дополнительная запись;
  • если запись об образовании была сделана неправильно или ошибочно, ее нужно зачеркнуть (за некоторым исключением), рядом указать правильную запись, а справа на обратной стороне обложки – основание ее внесения (диплом).

подробнее о порядке внесения изменений и исправлений в запись об образовании читайте здесь.

данные об организации – работодателе также могут время от времени меняться из-за смены названия или реорганизации. новую информацию необходимо внести в трудовую книжку.

внесение изменений в трудовую книжку в случае, когда поменялось название организации, проводится в соответствии с пунктом 3.2 инструкции по заполнению трудовых книжек.  запись о переименовании необходимо сделать на новой строке в графе 3 раздела «сведения о работе».

  в этой же графе (а не в графе 2 «дата») необходимо указать дату переименования организации.  порядковый номер для этой записи ставить указывать не нужно.

в графе 4 необходимо вписать данные документа, на основании которого произошло переименование (решение участников для ооо, решение учредителя для учреждения и т.п.).

«общество с ограниченной ответственностью «альфа» (ооо «альфа») с 02 октября 2019 года переименовано в общество с ограниченной ответственностью «бета» (ооо «бета»).

 реорганизация

реорганизация – это результат слияния, выделения или разделения организаций, либо смены их организационно-правовой формы (например, с акционерного общества на общество с ограниченной ответственностью).

  в результате реорганизации все права и обязанности ранее существовавшего юридического лица передаются новой организации, либо разделяются между несколькими правопреемниками.

  работники также переходят на работу в новую организацию, иногда – и на новую должность.

произошедшие с работодателем изменения необходимо отразить в трудовой книжке.  специальной инструкции на этот счет нет, поэтому используются те же правила, что и при внесении изменений в наименование организации:

  • вносится отдельная запись в графу 3 раздела «сведения о работе» с указанием даты реорганизации в этом же разделе;
  • графа 2 «дата» не заполняется;
  • в графе 4 нужно указать основание реорганизации (дату и номер решения участника или учредителя).

в случае, если работник получил новую должность у нового работодателя, запись об этом вносится после записи о реорганизации в обычном порядке – с указанием даты, новой должности и оснований для перевода.

вносить запись о реорганизации нужно в случае, когда прежний работодатель прекратил существовать и был заменен правопреемником – например, произошла реорганизация путем присоединения к другой организации или смена организационно-правовой формы.

например: ооо «альфа» было присоединено к ооо «бета».  в трудовую книжку работников ооо «альфа» необходимо внести запись о реорганизации.

  однако ооо «бета» продолжает существовать, и записи о нем в трудовых книжках работников ооо «бета» не меняются.

образец заполнения трудовой книжки при реорганизации работодателя

«со 2 октября 2019 года общество с ограниченной ответственностью «альфа» реорганизовано путем слияния с обществом с ограниченной ответственностью «бета».

исправление ошибки в названии организации – работодателя

если название не менялось, а было написано с ошибкой, его придется изменить.  при этом применяются правила исправления ошибок в трудовой книжке, рассмотренные ниже.

как исправить ошибку

Случается, что сотрудники отдела кадров допускают ошибки при заполнении документов. Рассмотрим, как правильно исправить неверную запись в трудовой книжке в этом случае.

В соответствии с законом исправления должен внести работодатель, допустивший ошибку  — действующий или бывший.

Запись может быть исправлена также той организацией, где работник трудоустроен в настоящий момент.  Однако в этом случае работник должен предоставить документ от прошлого работодателя (письмо за подписью и печатью) о том, что ошибка действительно была допущена.

В некоторых случаях вместо внесения исправлений трудовую книжку можно заменить полностью.  Например, если запись об увольнении или переводе на другую работу была признана недействительной в суде, она становится ошибочной.  Однако даже в исправленном виде она может в дальнейшем создавать проблемы для работника.

  Поэтому в таких случаях работник может потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки.

Самостоятельно исправлять записи нельзя.

Исправление ошибок — зачеркнуть или нет

Все исправления ошибок в трудовой книжке необходимо вносить в соответствии с правилами, установленными Правительством РФ и Минтруда России в Постановлении от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

  • Записи на титульном листе трудовой книжки, содержащие информацию о работнике, можно зачеркивать и вписывать рядом или на соседней странице правильные данные. Читайте об этом подробнее выше в разделе «Изменение сведений о работнике.
  • Записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», а также записи об увольнении или переводе на другую работу нельзя зачеркивать. Их исправление осуществляется путем признания недействительными и внесения новых правильных сведений.

Путем признания недействительными исправляются ошибки в датах, должности, названии организации – работодателя и другие сведения из указанных разделов.  При этом неважно, является ли ошибка технической или она произошла по более существенным причинам (например, незаконное увольнение).

Для исправления ошибки в трудовую книжку под очередным порядковым номером вносится запись о признании одной или нескольких предыдущих записей недействительными.  Далее должна быть внесена правильная запись.

Если исправление не по порядку

Даже когда неверная запись обнаружилась спустя некоторое время, ее необходимо исправлять по порядку, как указано выше.   Не имеет значения, сколько записей было внесено между ошибочной записью и ее исправлением.   Даже после внесения нескольких записей между ошибкой и ее исправлением, номер необходимо указывать по порядку.

Как правильно внести пропущенную запись

Если в трудовой книжке пропущена запись о каком-либо изменении в условиях труда работника, ее нужно исправить следующим образом:

  • пропущенные сведения нужно вписать на свободное место в раздел «Сведения о работе» в виде новой записи за очередным порядковым номером. При этом не имеет значения, сколько записей было внесено перед ней (как и в указанном выше случае с исправлением ошибки по прошествии времени);
  • эта новая запись вносится в обычном порядке: текущей датой, с указанием, что именно произошло с работником (переведен на другую работу, в другое структурное подразделение и т.п.).

Образец того, как исправить пропущенную запись в трудовой книжке:

№ записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
числомесяцгод
1234
Общество с ограниченной ответственностью «Макси» (ООО «Макси»)
1001042019Принята в отдел обеспечения деятельности на должность бухгалтераПриказ от 01.04.2019 N 0104-К
1101082019Переведена на должность старшего бухгалтера

Источник: https://TrudHran.ru/dokumenty/trudovaya/vnesenie-izmenenij-i-ispravlenij

Примеры иправлений ошибок в трудовой книжке

Изменение на титульном листе трудовой книжки

Заполнение трудовой книги с ошибками — явление достаточно редкое, но всё же встречающиеся на практике. Ведь от ошибок не застрахованы даже профессионалы своего дела и тем более новички, недавно приступившие к работе в кадровом отделе.

Причины ошибочного внесения информации могут быть самые разные. Например, из-за невнимательности кадровик что-то упустил из вида. Либо трудовая книга была получена кадровым отделом уже содержащей ошибки. В небольших компаниях заполнением таких документов зачастую занимается секретарь или другой специалист, не имеющий соответствующего опыта.

Ошибкой будет считаться даже одно слово, вписанное неверно или просчёт с нумерацией очередной записи.

Каждый работающий гражданин должен внимательно наблюдать за тем, какая информация была внесена в его трудовую книгу. От правильности заполнения зависит, например, начисление пенсионных выплат.

Поэтому в случае обнаружения ошибки необходимо обратиться к непосредственному руководителю или к сотруднику кадрового отдела.

Что говорит закон?

Как было сказано выше, ошибки в этом документе встречаются редко.

В частности, на возможность исправления указывает инструкция под номером 69, составленная в октябре 2003 года специалистами Министерства труда и социального развития.

При этом учитываются особенности хранения трудовых книг, отображённые в правительственном постановлении под номером 225, изданном в апреле 2003 года.

Все исправления должны вноситься с учётом требований, указанных в перечисленных нормативных документах.

Можно ли исправлять?

Ошибки не всегда связаны с невнимательностью или незнанием специалиста, заполняющего трудовые книги. Иногда необходимость изменения и корректировки данных требуется по другим причинам.

Например, сотрудница изменила фамилию после вступления в брак или, наоборот, вернула девичью после развода.

Такие изменения необходимо отразить во всех документах, включая касающиеся трудовой деятельности.

Если же исправления обусловлены неточной информацией по имеющемуся образованию и специализации, а также содержат неактуальные анкетные данные, книгу необходимо полностью заменить через оформление дубликата.

Единственное исключение — это изменение фамилии, подтверждённое документально (например, было представлено свидетельство о браке или разводе).

Порядок исправления

Процедура внесения изменений в трудовые книги достаточно проста. Однако такие исправления могут понадобиться в неординарных случаях. Например, неточности или ошибки были обнаружены через большой промежуток времени или вовсе после увольнения работника.

Следует отметить, что срок допущенной ошибки или неточности не имеет особого значения. В любом случае правка осуществляется по стандартным правилам. И не имеет значения, в текущем году допущена ошибка или неточные данные внесли в документ несколько лет назад.

Порядок внесения изменений выглядит следующим образом:

  1. сотрудник кадрового отдела вносит порядковый номер записи (правки) в первой графе раздела;
  2. в следующей графе вносится отметка о том, что определённая запись была неверной (например, под номером 2) и указывается документ, на основании которого указанная запись была признана неверной.

Если исправления осуществляются на основании копий документов, полученных работником у другого работодателя, сотрудник кадрового отдела обязательно указывает, кому принадлежит данный документ (например, ООО «Креатив») — то, есть указывается наименование юридического лица.

В подобном случае датой изменения будет считаться дата внесения соответствующей записи.

Какие ошибки исправляют?

Неверные отметки могут быть обнаружены как на титульном листе, так и в разделах или на вкладышах документа. Порядок корректировки ошибок имеет общий алгоритм, но при этом следует учитывать и некоторые особенности, характерные для типа ошибки (её месторасположения).

Важно! Неверную запись запрещено заштриховывать. Она аккуратно зачёркивается ручкой, а ниже вписывается правильный текст. А документ, содержащий неточные сведения, подлежит списанию с последующим уничтожением. После чего работнику оформляют новую трудовую книгу (создают дубликат).

Неверная запись

Неверная запись — наиболее часто встречающаяся ошибка. Если запись внесена другим работодателем, её всё равно можно и необходимо исправить на новом рабочем месте. Также исправления могут внести на прежнем рабочем месте при условии, что бывший сотрудник является безработным.

Чтобы выполнить коррекцию информации необходимо представить все подтверждающие документы.

На их основании сотрудник кадрового отдела выполнит следующие действия:

  • Откроет раздел «Сведения о работе» и внесёт информацию по работодателю (укажет полное название организации, учреждения или предприятия), чтобы уточнить, кто именно вносит запись.
  • Ниже укажет порядковый номер и дату внесения отметки в документ.
  • В третьей графе раздела впишет, что запись под таким-то номером признана недействительной. Затем укажет верную информацию.
  • В четвёртой графе даст отсылку на подтверждающий документ, например, приказ.
  • Затем блок с исправлениями заверяет сотрудник кадрового отдела, вносивший правки, и владелец трудовой книги (ставятся подписи).

Неверная дата

Неверная дата также является ошибкой, требующей исправления. Порядок исправления выглядит следующим образом:

  1. Работник обращается с заявлением к руководителю организации или предприятия и просит внести исправления в документ.
  2. Руководитель издаёт приказ и распоряжается внести изменения в записи трудовой книги.
  3. Сотрудник кадровой службы письменно подтверждает наличие ошибочной записи.
  4. Затем вписывает правильную дату, а в качестве основания указывает изданный приказ (дату и регистрационный номер).
  5. Затем изменения заверяются мокрой печатью и подписью сотрудника кадрового отдела.
  6. Если идёт речь о правке даты рождения, неверная информация зачёркивается, а сверху фиксируется правильная дата рождения. В качестве основания служат паспортные данные работника (сбоку указывается серия и номер этого документа).

Ошибка в реквизитах

Сотрудник кадрового отдела переписывает всю запись, но в четвёртой графе вписывает данные без ошибки. Если ошибка содержалась в самом приказе, основанием для изменения служит другой приказ, отменяющий предыдущий (именно номер этого отменяющего приказа вносится в трудовую книгу).

Неверные данные о награждении

Неверные данные о награждении изменяются через отмену неправильной пометки и вписывание правильной информации ниже. Зачёркивания недопустимы! Основанием правки служит отдельный приказ (обязательно указывается его регистрационный номер и дата издания).

Ошибки титульного листа

Ошибки титульного листа сложнее всего исправить, так как такие правки не предусмотрены законодательными нормами в большинстве случаев.

Исключение — это замена фамилии. При этом неверные данные аккуратно зачёркиваются, а пометка об изменениях вносится на обратной стороне обложки документа. Например, пишется, что фамилия Синицкая изменена на Синицкая-Фемиди на основании свидетельства о браке. Ниже сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Неверная запись об образовании

Новое образование, полученное сотрудником, также требует внесения пометок в трудовую книгу. Это не исправление ошибки, а дополнение к уже существующей информации. Новая профессия вносится на титульном листе через запятую (например, «экономист, юрист»).

Важно! Любые другие ошибки титульного листа влекут за собой уничтожение документа и выдачу дубликата. Испорченный бланк списывается и составляется специальный акт. В этот документ вносятся номера уничтожаемых бланков. После чего заполняется новая трудовая книга, а старая уничтожается.

Некоторые нюансы

  1. Право на исправление ошибок такого важного документа имеется только у сотрудников кадрового отдела или лиц, уполномоченных на ведение этих документов. Самостоятельно вносить правки запрещено!
  2. Любые самовольные пометки будут считаться недействительными, так как под ними нет печати работодателя и подписи уполномоченного сотрудника.
  3. Исправления вносятся специальными водостойкими и светостойкими чернилами, имеющими чёрный или тёмно-синий цвет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravlenie-oshibok-v-trudovoj-knige.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.